Doğrudan Temin Yoluyla Satın Alma

DOĞRUDAN TEMİN İŞLEMLERİ

 Müdürlüğümüz  tarafından  yürütülen iş ve işlemlerin daha düzenli, planlı  ve hızlı   olması aynı zamanda Proje yöneticilerinin projelerinde belirttikleri plan, programa uygun hareket edebilmeleri için proje adını, numarasını ve hangi harcama kaleminden ne alacağını belirten   talep  yazılarını ilgili Dekanlıklara veya Müdürlüklere iletmeleri gerekmektedir. Proje konusu doğrudan bilgisayar alımını gerektiren projelerle ilgili olarak, alımlar Devlet Malzeme Ofisinden yapılacağından; proje yöneticisi  DMO E-Satış Portalından  (www.dmo.gov.tr) ürün kodunu talep yazılarında belirtmelidir. Dekanlık ve müdürlükler doğrudan temin yazılarını, E.Ü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına bir üst yazı ekinde göndereceklerdir. Doğrudan temin için hazırlanan talep yazılarına; Proforma Fatura, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Teknik Şartname, Malzeme Listesi eklenmelidir.

KDV Hariç 53.261 TL' ye kadar olan talepler doğrudan temin usulü ile karşılanacaktır. Bu fiyatın üzerindeki alımlar için ihale yolu ile satın alma uygulanacaktır.

Proforma Faturalar : Firmalardan alınacak (en az üç farklı firma) proforma faturalar, proje numarası adına (Örnek: Ege Üniversitesi Rektörlüğü 2016-FEN-001 notlu proje) firma tarafından imzalanmış, kaşelenmiş Türk Lirası ve KDV hariç  olarak düzenlenecektir. KDV ayrıca hesaplanır, KDV oranı mutlaka belirtilmelidir.

Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı : Alınacak malzeme veya teçhizatın yaklaşık maliyetinin KDV hariç olarak gösterildiği proje yöneticisi tarafından imzalanmış belgedir. Teklifin firmalardan telefon görüşmesi yapılarak alınması halinde, fiyatın telefon ile alındığı yaklaşık maliyet cetvelinde firmanın telefonuyla birlikte belirtilecektir.

Teknik Şartname : Teknik şartname, proje yöneticisi tarafından hazırlanacaktır. Şartnamede marka, model, menşei belirtilmeyecektir. Teknik şartnameler en az üç imzalı (isim-ünvan) olmalıdır. Bilgisayar alımları için fakülte, yüksekokul ve enstitülere bağlı bilgi işlem birimlerince, bu birimlerin bulunmadığı yerlerde de Rektörlük Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca ayrıntılı teknik şartname düzenlenecektir.

Malzeme Listesi : Kimyasal, cam, vb. malzemelerin cinsi, adedi ve miktarını belirten listedir.  Bir adet proje yöneticisi tarafından imzalı ve bir adet imzasız olacaktır.

Taşınır İşlem Fişi : Satın alması yapılan demirbaşlar  (cihazlar) Rektörlük Merkez Ayniyat Saymanlığımıza (0 232 311 42 69)  veya merkeze bağlı görev yapan kampus içindeki Merkez Ayniyat Saymanlığı Bürosuna (0 232 311 20 00) gösterilip faturanın arkası onaylandıktan sonra ödeme işlemi yapılacaktır.

Fatura   : Doğrudan alım işlemleri için alınan faturalar proje numarası adına düzenlenecektir. Faturalar bekletilmeden en kısa sürede Bilimsel Araştırma  Projeleri  Şube Müdürlüğüne teslim edilmeli ve firmanın banka adı ve IBAN numarası fatura üzerinde gösterilmelidir. Faturalarda malzemenin adı, birim fiyatı, adedi, toplam tutarı ve KDV oranları açıkça belirtilecek ve açık fatura olarak düzenlenecektir. KDV tevkifatlı faturalar her ayın 1 ile 18. günleri arasında kesilmiş olmalı ve bu tarihler arasında teslim edilmelidir. Faturaların aslının arkası proje yöneticisi tarafından; unvan, isim, bölüm, iletişim bilgileri  belirtilip  malzeme/hizmeti eksiksiz teslim aldım cümlesi yazılarak mutlaka imzalanmalıdır.